7 problèmes courants liés à la gestion des polices en entreprise

Quand vous trouvez le moyen d’éviter ce type de situations, sans système fiable, vous n’êtes jamais à l’abri d’une erreur de gestion qui peut causer bien des désagréments par la suite. C’est pourquoi il est important de connaître les problèmes qui peuvent surgir, lorsque vous n’avez pas déployé de stratégie solide et complète pour gérer les polices.

Si l’un de ces scénarios vous semble familier, il est alors peut-être temps de réévaluer votre approche quant à la gestion de vos polices d’écriture.

1. Les polices de caractères ne sont pas organisées

   Certaines équipes et certains services sont plus habiles pour étiqueter, organiser, stocker et mettre à jour les choses. D’autres n’ont pas ce type d’approche formalisée et peinent à maintenir une bonne gestion des polices. Lorsque vos pratiques de gestion des polices sont uniformisées, cela rend la structuration des ressources beaucoup plus efficace. Les équipes ne perdent plus un temps fou à trouver une police de caractères précise.

   Si vous souhaitez garder la bibliothèque de polices de votre entreprise bien rangée, une solution de gestion des polices peut vous aider. Elle doit, dans ce cas, proposer des fonctionnalités telles que les listes, les dossiers et l’étiquetage. Les dossiers de polices peuvent également vous permettre d’organiser ces actifs par projets ou par groupes. Que vous soyez une grande entreprise ou une petite équipe de designers, un outil de gestion des polices, capable de bien diviser et trier vos polices, vous fera gagner en efficacité à chaque processus.

2. Les polices sont stockées dans plusieurs endroits

   Malheureusement, il est très fréquent que les polices ne soient pas toutes stockées au même endroit. Les équipes et les services ont souvent leur propre bibliothèque de polices stockées localement, ce qui rend le partage difficile. De plus, beaucoup d’entre nous ont leurs préférences personnelles lorsqu’il s’agit d’enregistrer des fichiers de polices. Mais pour travailler de manière collaborative, il devient vite essentiel que les polices soient accessibles à tous.

   Dans ce cas, pensez aux gestionnaires de polices qui offrent un stockage sur le cloud ou une compatibilité SSO. Avec un stockage en nuage, les polices et les projets peuvent être automatiquement accessibles et partagés par tous les membres de votre entreprise. Quant à la compatibilité SSO, elle simplifie l’intégration des nouveaux employés. Les administrateurs n’ont en effet plus à mettre à jour les utilisateurs et les autorisations à chaque fois qu’un nouveau membre rejoint l’équipe.

3. Les licences de polices sont compliquées

   La plupart des personnes qui utilisent les polices dans votre entreprise trouvent sans doute l’octroi de licences difficile à comprendre. Cela rend plus probable le risque d’utilisation inappropriée ou d’infraction involontaire. Le jargon juridique à lire est généralement assez dense et la paperasse à remplir tout autant. Un gestionnaire de polices idéal est un gestionnaire qui simplifie l’octroi de licences de police et présente les informations de manière claire et compréhensible. Ainsi, le processus d’approbation est simple et les cas d’utilisation possible ou non sont clairs, quel que soit le nombre de polices que vous utilisez.

4. La collaboration n’est pas intuitive

   Lorsque chacun travaille avec des polices qui se trouvent sur différents espaces numériques, collaborer peut devenir un vrai challenge. Souvent, les membres d’une équipe travaillent de manière indépendante avec leur propre sélection de polices. Ils se privent alors d’un temps d’échange constructif et de conversation créative qui peut être précieuse. Un système de gestion des polices peut encourager une telle participation, car il accorde un même accès aux polices et permet de partager des projets avec des membres d’équipes.

5. Le branding est incohérent

   Les polices de caractères se présentent sous différents formats. De fait, tout le monde n’est pas toujours au courant de la version que son entreprise utilise. Certains employés peuvent utiliser des polices obsolètes, tandis que d’autres passent à des versions plus récentes de ces polices. Le risque, c’est de se retrouver avec une incohérence au sein de la marque et une identité visuelle décousue. Optez pour un outil capable de regrouper les polices dans des listes, ou des projets numériques, pour vous assurer que votre équipe sait clairement quelles polices elle doit utiliser.

6. L’autorisation pour chaque police est difficile à obtenir

   Dans de nombreuses entreprises, il est courant de demander l’approbation avant d’utiliser une police de caractères. C’est une procédure bien rodée. Pourtant, c’est souvent une source d’inefficacité et d’interruption dans le flux de travail. Lorsque les polices sont pré-approuvées et prêtes à l’emploi via un gestionnaire de polices, les utilisateurs savent à l’avance quelles polices ils peuvent utiliser ou non. Chaque équipe gagne ainsi du temps et de l’espace pour accroître sa productivité.

7. Les polices vous coûtent trop cher

   Acheter des polices peut vite devenir coûteux, surtout lorsqu’elles sont achetées une par une. De plus, se limiter à une certaine sélection peut brider votre créativité et nuire à vos designs. Avec un service d’abonnement à des polices qui inclut des outils de gestion, tous vos besoins en matière de polices sont rassemblés sur une seule plateforme. Votre espace de travail numérique est nettement simplifié. Vous évitez les frais imprévus liés au paiement de plusieurs services en simultané. Au fil du temps, le coût fixe d’un abonnement facilite vos prévisions budgétaires et apporte au sein de votre entreprise la fiabilité d’une solution complète pour gérer les polices.

Bien gérer ses polices commence par un outil fiable

De nombreuses entreprises n’ont pas conscience de l’importance d’un outil de gestion des polices et des problèmes rencontrés en son absence. Même si votre entreprise admet qu’il y a des failles dans ses pratiques de gestion, l’identification des éléments à améliorer est souvent une étape négligée. 

Lorsque vous cherchez un outil de gestion des polices efficaces et complètes, il est important de garder certains points à l’esprit. Tout d’abord, assurez-vous que l’outil que vous choisissez permet un accès à tous les membres de votre entreprise. Même si c’est à vous de décider si vous autorisez ou non l’accès, cette option peut s’avérer très utile en cas de projets plus collaboratifs.  

La facilité d’utilisation de l’outil est également essentielle pour encourager vos équipes à se l’approprier. Plus l’outil est simple à utiliser, plus il est susceptible d’être intégré dans les tâches quotidiennes. Une gestion fluide des polices est possible, tant pour les créatifs que pour les administrateurs. 

Le plus important à retenir, c’est qu’il existe des solutions à chacun des problèmes courants que les entreprises rencontrent suite à de mauvaises pratiques pour gérer leurs polices. Lorsqu’une entreprise met en place un outil de gestion fiable, c’est du temps gagné pour chacun. Les designers peuvent créer plutôt que gérer les inefficacités opérationnelles. De leur côté, les administrateurs peuvent se concentrer sur le maintien d’un workflow équilibré et productif pour leur équipe.