5 étapes à suivre pour abandonner les polices gratuites

Votre entreprise s’implante-t-elle dans de nouvelles régions entraînant de nouveaux besoins linguistiques ? Ou peut-être que vous vous êtes développé au point de devoir vous différencier sur votre marché ? Ou encore, votre croissance vous apporte-t-elle la nécessité d’être plus rigoureux dans l’introduction de logiciels dans l’entreprise (car oui, les polices sont des logiciels !) ? Ce sont d’excellentes raisons de passer des polices gratuites aux polices commerciales.

Si vous êtes prêt à effectuer ce changement, il suffit de cinq étapes pour faire cette transition en douceur et mettre en place une gestion de vos polices, fiable sur le long terme :

Étape 1 : Désigner un responsable des polices.

Parmi les entreprises les plus rentables au monde, certaines ont compris que les polices étaient suffisamment importantes pour qu’un(e) employé(e) en soit spécifiquement responsable au sein de l’entreprise. La personne faite pour ce rôle sera différente dans chaque entreprise. Il est cependant essentiel de choisir quelqu’un qui puisse comprendre les besoins de votre entreprise en termes de polices de caractères. Ce(tte) responsable doit savoir où sont utilisées les polices aujourd’hui, élaborer un plan pour les mettre à jour partout où elles apparaissent, gérer la mise en œuvre d’une nouvelle stratégie pour la gestion des polices et continuer à prendre des décisions relatives aux polices dans un avenir proche.

Étape 2 : Identifier tous les lieux de stockage des polices.

Demandez à votre service créatif et à votre agence partenaire où ils se procurent leurs polices. Ces fichiers de police sont-ils stockés localement ou sur un serveur partagé ? Existe-t-il des directives de marque concernant l’utilisation des différentes polices selon les divers environnements ? Comment les polices sont-elles partagées avec les prestataires ou les clients ? Comment les polices sont-elles déployées sur le web et dans les applications mobiles ?

Rassemblez tous les détails sur les pratiques actuelles de votre entreprise : la structure des flux de travail, les endroits où les polices sont utilisées et comment elles sont partagées. Si votre typothèque contient un mélange de polices gratuites et commerciales, renseignez-vous également sur les modalités de l’octroi de licences de vos polices commerciales.

Vous êtes coincé ou vous ne savez pas par où commencer ? Votre service des comptes fournisseurs devrait être en mesure de vous communiquer un relevé des transactions historiques liées aux polices. Les polices contiennent également des métadonnées qui peuvent vous indiquer le nom d’un fournisseur ou d’une fonderie. Cela peut d’ailleurs aussi vous mener jusqu’au texte du CLUF (contrat de licence utilisateur final).

Étape 3 : Savoir comment le service informatique gère les polices.

Les polices sont des logiciels. Elles doivent donc être traitées comme tout autre produit logiciel, avec un suivi de la distribution et un processus d’achat distinct. Plusieurs éléments sont à vérifier au cours de cette étape : le service informatique a-t-il utilisé un serveur de polices spécifique ou bien un logiciel de gestion des polices ? Est-ce qu’il dispose de relevés de distribution des polices ? Est-ce qu’il y a un budget établi, un processus d’achat des polices ou bien est-ce que l’approvisionnement en polices s’est plutôt fait de manière cloisonnée d’une équipe à l’autre ?

Étape 4 : Élaborer une stratégie pour la gestion des polices.

Créez des directives à propos des types de polices que vous utilisez. Par exemple, si votre entreprise est internationale (ou envisage de l’être), vous pouvez décider que toutes vos polices doivent prendre en charge l’ensemble des langues des régions où vous exercez vos activités. Cette politique peut vous garantir une identité cohérente sur l’ensemble de vos points de contact, tout en réduisant le nombre de polices à acheter.

Vous devez également établir des directives à propos de l’acquisition et de la distribution des polices. Cela peut être aussi simple que de créer un processus de requête pour l’acquisition et l’accès aux nouvelles polices. En fonction de l’importance des polices dans votre entreprise, vous pouvez envisager de mettre en place un conseil des polices, composé de membres de vos équipes. Ces personnes chargées du numérique, du prépresse, de la marque, de l’étiquetage et de la publicité, contribuent alors toutes au processus de décision.

Quelle que soit la manière dont vous structurez votre stratégie pour les polices de caractères, il est important d’y inclure l’établissement d’un contrat-cadre de service. L’objectif final : s’assurer que quelqu’un – un membre du service informatique de préférence – a une visibilité sur le processus. Cela permet de limiter le nombre de points d’entrée par lesquels les polices peuvent être introduites dans l’entreprise. Idéalement, le responsable des polices et le titulaire du contrat-cadre de service devraient rester en contact étroit avec le service des achats et le service des finances. C’est ce qui leur permettra de disposer de dossiers précis concernant les achats et les licences.

Étape 5 : Exploration créative pour choisir vos nouvelles polices commerciales.

De nombreux éléments vont vous permettre de donner un cadre à votre choix typographique. À quoi ressemble l’avenir de votre entreprise ? Dans quelles régions (et langues) allez-vous vous développer ? Aurez-vous besoin d’éléments personnalisés ? Où envisagez-vous d’utiliser vos polices – sur le web, dans des documents imprimés, des applications ou des documents électroniques ?

Réfléchissez à ce dont vous avez besoin aujourd’hui. Mais ne négligez jamais ce dont vous aurez besoin à l’avenir. Une façon simple d’envisager chaque décision et de les développer dans toute l’entreprise est d’utiliser une plateforme d’abonnement à des polices. Avec une telle solution, vous pouvez obtenir une licence, déployer et gérer les polices en un seul endroit. Certaines d’entre elles, comme la plateforme Monotype Fonts, disposent d’outils complets pour vous permettre de rechercher et de parcourir des polices par mot-clé, par thème, par fonderie et plus encore. Trouver la police parfaite pour un projet ou une marque est désormais simple et accessible à tous, même aux non-typographes.

Faire connaître la procédure et effectuer son suivi.

Une fois que vous avez nommé un responsable des polices, que la politique pour les polices commerciales est documentée et que l’exploration créative est en cours, il est temps de communiquer votre travail à tous ceux qui utilisent des polices à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise.  

Assurez-vous que votre responsable des polices est identifié au sein de l’entreprise. Veillez à ce que les politiques d’achat et d’utilisation des polices soient claires et complètes. Surveillez l’accueil réservé à vos nouvelles politiques pour déceler tout cas d’utilisation ou besoin négligé. Révisez-les si nécessaire. Vous avez désormais fait tout ce que vous pouviez pour garantir la bonne gestion et l’utilisation de cet important logiciel que sont les polices. Alors surtout, n’oubliez pas de profiter des avantages que vous offre cette nouvelle politique : une meilleure image de marque, une expérience utilisateur améliorée et pour finir, votre tranquillité d’esprit.