Gerenciamento inadequado de fontes: os 7 problemas mais comuns e como evitá-los.

E, ainda que você possa encontrar maneiras de evitar esses problemas, se não tiver um sistema confiável implementado, a falta de gerenciamento de fontes pode causar dores de cabeça no futuro. Por isso, é importante considerar os potenciais problemas que podem surgir quando você não tem um gerenciamento pensado e abrangente para as fontes.

Se algum dos cenários abaixo parecer familiar, é hora de reavaliar sua abordagem de gerenciamento de fontes.

1. As fontes estão desorganizadas.

Algumas equipes e departamentos são melhores que outros em manter as coisas rotuladas, organizadas e atualizadas, enquanto outros não têm uma abordagem formalizada para organizar e armazenar fontes. Um conjunto padrão de práticas de gerenciamento de fontes torna a criação de ativos muito mais eficiente e evita que os membros da equipe gastem muito tempo procurando uma fonte específica. Uma solução de fontes que oferece recursos como listas de fontes, pastas e tags ajuda a manter a biblioteca de fontes de sua organização toda arrumada. Enquanto isso, pastas de fontes permitem que você organize fontes por projetos ou grupos. Seja você uma grande empresa ou uma pequena equipe de design, uma ferramenta de gerenciamento de fontes que divide e classifica suas fontes certamente acelerará o processo de design.

2. As fontes não ficam armazenadas em um único lugar.

Infelizmente, é comum que as fontes não sejam armazenadas em um único local. Equipes e departamentos individuais com frequência têm sua biblioteca de fontes armazenadas localmente, o que dificulta o compartilhamento, e muitos de nós temos preferências pessoais quando se trata de salvar arquivos de fonte. Mas quando se trata de trabalhar colaborativamente, é importante que as fontes estejam acessíveis a todos. Considere gerenciadores de fontes que oferecem armazenamento em nuvem ou compatibilidade com SSO. Quando um gerenciador de fontes oferece armazenamento em nuvem, fontes e projetos podem ser acessados e compartilhados automaticamente por todos em sua organização. Enquanto isso, a compatibilidade com SSO torna o processo de integração de novos funcionários muito mais simples, pois os administradores não precisarão mais atualizar usuários e permissões toda vez que alguém novo entrar para a equipe.

3. O licenciamento de fontes é complexo.

Muitas pessoas que usam fontes em sua organização podem achar o licenciamento complicado, o que aumenta a probabilidade de uso inadequado e infrações acidentais. Quase sempre há muito jargão jurídico para ler e documentos de aquisição para preencher. Um gerenciador de fontes ideal deve simplificar o processo de licenciamento de fontes e apresentar as informações de maneira clara e fácil de entender. Dessa forma, independentemente de quantas fontes sua equipe queira usar, o processo de aprovação é simples, e o que você pode ou não pode fazer com suas fontes fica bem claro.

4. A colaboração não é intuitiva.

Quando todos estão trabalhando com fontes em diferentes espaços digitais, a colaboração entre equipes pode virar um desafio. Com frequência, membros da equipe trabalham de forma independente com uma seleção de fontes própria. Isso desperdiça tempo para feedback importante e conversas criativas. Mas um gerenciador de fontes simplificado pode incentivar essa interação ao oferecer o mesmo acesso às fontes e a opção de compartilhar projetos com membros da equipe.

5. A marca é inconsistente.

As fontes estão disponíveis em vários formatos, e nem todos estão sempre atualizados sobre qual versão a empresa está usando. Alguns funcionários podem usar fontes desatualizadas, enquanto outros podem migrar para algo mais novo. E, infelizmente, isso provavelmente resultará na inconsistência da marca e em uma identidade visual desconexa. Procure uma ferramenta de fontes que permita agrupá-las em listas ou projetos digitais para garantir que sua equipe saiba quais fontes deve usar.

6. Obter aprovação para cada fonte é um transtorno.

É uma prática comum em muitas organizações solicitar aprovação antes de usar uma fonte. E embora possa ser um procedimento, muitas vezes pode levar a ineficiências e interrupções no fluxo de trabalho. Quando as fontes são pré-aprovadas e disponibilizadas para uso, os usuários sabem com antecedência quais fontes podem ou não ser usadas, economizando o tempo da equipe e aumentando a produtividade.

7. Você está gastando muito dinheiro com fontes.

A aquisição de fontes, especialmente uma de cada vez, pode tornar-se um gasto elevado. Enquanto isso, uma seleção limitada pode restringir sua criatividade e prejudicar seus projetos. Procure serviços de assinatura de fontes que incluam ferramentas de gerenciamento para que todas as suas necessidades sejam atendidas dentro de uma única plataforma. Isso simplificará drasticamente seu espaço de trabalho digital e evitará custos inesperados com o pagamento por vários serviços de fonte ao mesmo tempo. Com o tempo, o custo estável de uma assinatura facilitará o orçamento e fornecerá uma solução de gerenciamento de fontes consistentemente confiável para toda a organização.

Boas práticas de fontes começam com uma ferramenta confiável.

Muitas organizações talvez nem percebam a importância de uma ferramenta de gerenciamento de fontes e os problemas que podem ocorrer na sua ausência. E mesmo que sua organização reconheça que faltam boas práticas de fontes, a identificação de quais áreas necessitam de melhorias pode ser uma etapa ignorada.

Ao procurar uma ferramenta de gerenciamento de fontes eficiente e abrangente, há algumas coisas a se ter em mente. Em primeiro lugar, certifique-se de que a ferramenta que você escolher oferece acesso a todos em sua organização. Se você permite ou não o acesso é com você, mas ter a opção pode ser útil quando mais projetos colaborativos surgirem.

Além disso, a facilidade de uso da ferramenta é essencial, pois incentiva seu uso. Quanto mais fácil for trabalhar com a ferramenta, mais provável é que ela se integre às atividades diárias. Um gerenciamento de fontes perfeito para criativos e administradores é possível.

O importante é lembrar que existem soluções para cada um dos problemas comuns que as organizações enfrentam devido a práticas inadequadas de gerenciamento de fontes. E quando uma ferramenta confiável de gerenciamento de fontes é integrada, todos têm mais tempo. Para os designers, isso significa criar em vez de lidar com ineficiências operacionais, enquanto os administradores podem se concentrar em manter um fluxo de trabalho estável e produtivo para sua equipe.