In 5 Schritten zu einer besseren Font-Lizenzstrategie.

Dabei ist die Lösung dieses Problems heute viel einfacher, als viele denken. Kevin Laurino, Manager of Art & Print Production, Retouching, and Finishing bei Netflix, teilte uns einige Erfahrungen aus seiner langjährigen Beziehung zur Schrift mit und erklärt Markenverantwortlichen, wie sie das Ungeheuer Fontlizenz zähmen. Er hat seine Erkenntnisse zu fünf Tipps verdichtet, die das Managen von Schriften und Lizenzen sehr erleichtern.

1. Den Grundgedanken verstehen.

In den meisten Fällen geschieht die unsachgemäße Nutzung von Font-Software unabsichtlich, was auf mangelndes Verständnis für die Funktionsweise von Lizenzen zurückzuführen ist. Doch ob bewusst oder unbewusst: Die Verwendung einer Schrift ohne Lizenz oder auf eine Weise, die nicht von einer bestehenden Lizenz abgedeckt ist, kann sich sowohl für eine Agentur, als  auch deren Auftraggeber zum Problem entwickeln. Eigentlich sind gerade den Kreativen die Spielregeln für den Schutz geistigen Eigentums geläufig, zum Beispiel aus den Bereichen Fotografie, Text oder Musik. Schriften bilden da keine Ausnahme, doch diese Tatsache muss verstanden und angemessen gehandhabt werden. Geistiges Eigentum unentgeltlich für eigene Werke zu nutzen ist im Grunde genommen Diebstahl am Künstler. 

„Oft wird über die Lizenzierung von Schriften erst gesprochen, wenn es zu spät ist“, sagt Laurino. „Meist heißt es: ,Hey, ich habe diesen Font vor drei Jahren für 30 € gekauft. Wo ist das Problem?‘ Tatsächlich gibt es oft gleich mehrere Probleme.“ Fragen wie „Auf wie vielen Rechnern dürfen wir den Font installieren?“, „Dürfen wir ihn auf der Website nutzen oder in unsere App einbauen?“ können meist nicht beantwortet werden.

Um Kopfschmerzen zu vermeiden, sollten sich die IT und das Design-Team über die Bedeutung und Nuancen der Font-Lizenzierung im Klaren sein. Und nachdem eine Agentur oder eine Marke eine Lizenz erworben hat, sollte diese plausibel verwaltet werden. Manche Rechte oder Nutzungsarten können technisch oder zeitlich limitiert sein. Wird das nicht beachtet, könnten Kommunikationsmittel oder -kanäle so lange stumm geschaltet werden, bis die Lizenzfrage geklärt ist. 

„Mein Ziel ist immer, alle im Team mit genügend Informationen auszustatten, damit nicht nur sie selbst, sondern auch die Kolleginnen und Kollegen um sie herum das Thema verinnerlichen“, sagt Laurino. „Viele Schriftbenutzer wissen wie man gutes Design und Marketing betreibt. Aber sie sind natürlich nicht mit den Feinheiten der Font-Lizenzierung vertraut. Es geht also darum, sie gut zu schulen, damit sie für sich und den Workflow immer die richtige Entscheidung treffen können.“

2. Die eigenen Schriften richtig organisieren.

Nachdem wir uns über einige Grundlagen ausgetauscht haben, ist es an der Zeit, einen Blick auf den eigenen Schriftbestand zu werfen. Damit ist nicht der Blick ins Font-Menü gemeint, das zu 90 % aus Systemschriften besteht, die für kommerzielle Jobs irrelevant sind, sondern eine Untersuchung der eigenen Software-Anschaffungen.

Werden die Fontlizenzen von der gleichen Abteilung verwaltet, die auch die Anwendungssoftware eingekauft – meist die interne IT –, sollte im Handumdrehen eine Bestandsaufnahme möglich sein. Leider kommt es viel zu häufig vor, dass Fonts auf unterschiedlichen Pfaden ihren Weg auf die Rechner der Mitarbeiter finden, was ein echtes Sicherheitsproblem darstellen kann. Nicht selten hat eine Person, die den Fonts einst eingeführt bzw. lizenziert hat, das Unternehmen längst verlassen, und damit jede Information darüber, welcher Lizenztyp einst vereinbart wurde. Falls Sie die Lizenz für eine kommerzielle Schrift nicht validieren können, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die verwendet Schrift erneut zu lizenzieren oder durch eine andere zu ersetzen, sie klar Lizenziert ist. 

„Wenn ich nicht mehr herausfinden kann, woher eine Schrift kommt, stellt sich die Frage: ‚Was muss ich tun, um sicherzustellen, dass mein Team oder mein Auftraggeber geschützt sind?‘“ sagt Laurino. „Oft führt kein Weg daran vorbei, dass ich eine Schrift durch eine andere ersetzen muss, für die eine Lizenz vorliegt und ich sagen kann ‚Hier ist unsere EULA, hier steht, wofür wir sie verwenden können und ja, leider sehen das E und das S anders aus als geplant, aber damit müssen wir jetzt leben.‘“

Wenn es darum geht, den eigenen Schriftbestand sicher einzusetzen, ist das meist eine Frage der Quantität. Ein paar hundert Font-Dateien durchzuforsten, mag noch einigermaßen überschaubar sein. Wenn es allerdings um zehn- oder zwanzigtausend Fonts auf dem Firmenserver geht, kann sich das zu einem zeitraubenden Projekt ausdehnen, auf das niemand Bock hat. In solchen Fällen dürfte es sinnvoller sein, die Bestandsaufnahmen von Projekt zu Projekt vorzunehmen. So lässt sich ein Gleichgewicht zwischen dem Schutz des eigenen Hauses und der Marke bei einem überschaubaren Arbeitsaufwand ausbalancieren.

Ein letzter Hinweis: Ein Lizenz-Tracking kann aufwändig sein und in vielen Sackgassen landen. Zu ermitteln, ob eine Schrift für kommerzielle Zwecke nutzbar ist, erweist sich bei einem hohen Bestand an sogenannten „free fonts“ als mühsam. Laurino betont, wie wichtig es sei, ehrlich und offen mit den Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren und sich nie davor zu scheuen, wasserdichte Informationen einzufordern. Das heißt zum Beispiel sich mit Leuten zusammenzutun, die das Wissen haben, das einem selbst fehlt, oder dass man sich an den Designer oder Schriftherausgeber wendet, um die Lizenz zu klären. Es ist nicht immer einfach, solche Informationen zu recherchieren, aber es ist unerlässlich, damit man sich nicht in rechtliche Schwierigkeiten stürzt.

Neben der sicheren Nutzung aller bereits verwendeten Schriften ist es wichtig, einem Missbrauch zuvorzukommen, bevor er passiert. Die beste Voraussetzung hierfür ist, alle Projektbeteiligten so früh wie möglich an einen Tisch zu bitten, vorzugsweise in der Briefing-Phase eine Projekts, um den Teams die Schriften zu zeigen, die bereits lizenziert sind, und/oder dabei zu helfen, Neuanschaffungen richtig in Angriff zu nehmen. Auf diese Weise können Sie das Risiko einer unsachgemäßen Schriftnutzung minimieren und gleichzeitig das finanzielle und rechtliche Risiko für Ihr Unternehmen reduzieren.

Nur: Das funktioniert nicht immer. Wenn Ihnen ein Projekt begegnet, bei dem Schriften mit unklaren Rechten zum Einsatz kommen, dürfte sich ein Gespräch über den Austausch der verwendeten Fonts als schwierig erweisen. „Es geht immer um Beziehungsmanagement und Erwartungsmanagement“, sagt Laurino. „Ich verbringe viel Zeit damit, die Perspektive der anderen zu verstehen, damit ich am Ende eine Lösung finde, die für sie funktioniert.“

Für Laurino ist dabei entscheidend, stets einen Plan B für „riskante“ Schriften in der Tasche zu haben. Das Kreativteam hat sich für ein laufendes Projekt leidenschaftlich eingesetzt, und es wird nicht einfach, sie davon zu überzeugen, alles noch mal anzufassen, nur um juristisch auf der sicheren Seite zu sein. Doch wenn ein Schrift im Einsatz ist, die dafür nicht lizenziert war, führt kein Weg daran vorbei, sie auszutauschen … ja, unter sehr ungünstigen Umständen.

„Ich finde mich in einer Art Verkaufsgespräch wieder“, sagt Laurino. „Im Grunde genommen sage ich: ‚Hey Leute, ich weiß, dass ihr hart an den Sachen gearbeitet habt. Und ich weiß, dass ihr bis spät in die Nacht mit dem Film-Team telefoniert habt, um über die Details von Titel und Abspann zur diskutieren. Ich weiß aber auch, dass die Verwendung dieser Schrift hier ein Risiko für uns darstellt. Darum schlage ich vor, dass wir sie gegen diese ähnliche Schrift im gleichen Stil austauschen. Und ich hab’ noch eine Handvoll weitere Optionen gefunden, die funktionieren sollten – ohne dass sich der Umbruch groß ändert.‘“

Mal angenommen, Sie finden von Projekt zu Projekt den richtigen Rhythmus. Das ist großartig, aber ist es nachhaltig, die Schriftnutzung auf diese Weise zu organisieren? Schritt für Schritt?

„Das Wort ‚Prozess‘ ist gerade in Kreativkreisen eine Art Horrorbegriff.“ sagt Laurino. „Die Realität ist aber auch, dass man geregelte Abläufe definieren muss, um etwas zu produzieren. Die Kunst besteht darin, den Spagat zwischen einer vitalen Designkultur und wenigen risikomindernden Prozessen zu schaffen.“ 

Es stimmt, dass „Prozess“ eine Art Würgereiz auslöst. Vielleicht ist „Struktur“ das bessere Wort, immerhin auch in der visuellen Gestaltung anerkannt. Ein durchdachter, strukturierter Ablauf sollte sich unsichtbar anfühlen. Er unterstützt die Menschen, die ihre Arbeit machen, ohne sich in den Weg zu stellen, so dass Projekte Stufe um Stufe wachsen, ohne ins Stocken zu geraten. Wie strukturiert man nun ein System für die Kreativen, das Risiken mindert und die Kreativität der Designieren und Designer unangetastet lässt? Oder, wie Laurino fragt: „Wie eliminieren Sie das Rätselraten, damit sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann?“

Für viele Agenturen oder Marken bedeutet das, eine definierte Bibliothek von Schriften einzurichten, die für die allgemeine Verwendung freigegeben ist, wie beim Abo einer Bilddatenbank. Der Schriftvorrat für eine Marke kann Dutzende oder Hunderte von Fonts umfassen, aber klar definiert schafft er einen sicheren Raum für alle Beteiligten und spart den Kreativem Zeit und Mühe. Unabhängig davon, ob sich die Marke einer Schriftbibliothek wie Monotype Fonts oder einer eigenen Sammlung von Lizenzschriften bedient, steht es den Kreativen frei, innerhalb dieser festgelegten Kollektion zu entwerfen, was immer sie wollen.

Dieses strukturierte Vorgehen mindert jede Menge Risiken. Eine sichere Bibliothek sofort nutzbarer Schriften bedeutet auch, dass die Kreativen nicht stundenlang nach den Rechten für einen bestimmten Font suchen müssen. Eine klug eingerichtete Library enthält Fontdateien, die für die wichtigsten Verwendungszwecke freigegeben und klar gekennzeichnet sind. 

„Wenn Sie drei Schritte in einem zehnstufigen Prozess für jeden Entwurf einsparen können, für jedes Cover, für jede Branche, weltweit … sparen Sie eine Menge Zeit, Ressourcen und Nerven.“ sagt Laurino

5. Partnerschaften pflegen.

Die meisten Menschen im Unternehmen versuchen das Gespräch mit der Rechtsabteilung zu vermeiden, weil sie das Wort „Nein“ nicht hören wollen:‚Besser um Verzeihung als um Erlaubnis bitten‘, wie das Sprichwort sagt.

Nicht, wenn es um Lizenzen geht. Laurino erläutert, dass es bei der Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung „nicht um Kontrolle gehen darf, sondern um Partnerschaft. Ziehen Sie Legal frühzeitig hinzu, um sicher zu sein, dass Sie sich stets innerhalb des Bereichs nutzbarer kreativer Schöpfungen bewegen. Es hilft niemandem, wenn sich Ihr Team und/oder der Auftraggeber in einen Entwurf verliebt, der schlussendlich nicht veröffentlicht werden kann.“

Es geht auch nicht immer nur um Rechtliches. Laurino empfiehlt die Zusammenarbeit mit allen wichtigen Stakeholdern im Unternehmen, um die Möglichkeit eines Patzers in letzter Minute zu verhindern. Dies gilt für alle Experten im Haus: AV, Print, Digital, die Produktion, Vertrieb – alle, die Sie bereits im Vorfeld vor Fehlern bewahren können. Sehen Sie das Positive in der Fehlerfindung. Schließen Sie sich mit Leuten zusammen, die Ihnen vielleicht auch mal was sagen, was Sie nicht hören wollen. Es ist besser, sowas im Vorfeld zu erfahren, als später vor einem Scherbenhaufen zu stehen, für den Sie alleine verantwortlich gemacht werden.

„Wir müssen alle akzeptieren, dass solche Gespräche unangenehm sein können und manchmal auch nerven“, sagt Laurino. „Ich behaupte nicht, dass das einfach ist. Aber es lohnt sich. Denn die Wahrheit ist doch, dass wie alle im Team auf das gleiche Ziel hinarbeiten, nämlich großartige Arbeit zu leisten um Agentur sowie Auftraggeber gut aussehen zu lassen.“

Kurze Zusammenfassung: 

• Eine saubere Schriftlizenzierung ist unerlässlich, um Ihre Marke sowohl vor finanzieller als auch rechtlicher Haftung zu schützen. Wenn Sie sich bereits in der Planungsphase eines Projekts um die Font-Lizenzierung kümmern, kann das Kopfschmerzen, Zeit, Geld und Ärger ersparen
•  Wenn ein Lizenzierungsproblem auftritt, sollten Sie alle Beteiligten darüber informieren, warum ein Font nicht verwendet werden kann, und gleichzeitig einen Plan B mit alternativen Lizenzschriften auf den Tisch legen.
•  Die proaktive Absicherung des Risikos durch die Verwendung einer Schriftbibliothek hilft Ihnen, klare und sichere Entwürfe zu erhalten, wobei Ihr Kreativteam alle Freiheit hat, aus einem großen Font-Angebot zu wählen
• Die Rechtsabteilung ist Ihr Partner, keine Polizei! Holen Sie sich grünes Licht für die kommerzielle Verwendung einer Public-Domain-Schrift, noch bevor Sie damit präsentieren. Arbeiten Sie mit allen Experten Ihres Unternehmens zusammen
• Sie haben die Verantwortung, das zu tun, was am besten für Sie und Ihre Auftraggeber ist. Scheuen Sie sich nicht, Ihre Meinung zu sagen und sich weiterzubilden, damit Sie stets die beste Entscheidung treffen. Seien Sie immer bereit, Fragen zu stellen und suchen Sie nach Informationen, wenn Sie etwas nicht wissen

Mal angenommen, Sie entdecken eine dubiose Schrift, die in einem Projekt zum Einsatz kommt. Natürlich könnten Sie sich jetzt einreden, dass niemandem anderes darüber stolpern wird. Wer achtet schon so genau auf die Schrift? Und vielleicht fällt es in vielen Fällen tatsächlich niemandem auf. Oder?

„Manchmal stolpert man über eine Schrift und ahnt bereits, dass sie wahrscheinlich nicht für kommerzielle Projekte oder Produkte verwendet werden darf“, sagt Laurino. „Stecken Sie nicht den Kopf in den Sand. Es ist total unwichtig, wie wenige Leute das tatsächlich sehen werden. Worauf Sie sich allerdings verlassen können, sind die zwei, drei Experten, die sich an der Nutzung stören. Der Schutz des geistigen Eigentums ist ein hohes Gut in der Kreativindustrie, deren Teil Sie sind. Also: Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Berufskollegen ein Auge zudrücken werden.“

Laurino sagt auch, dass man sich nie davor scheuen sollte, in ein scheinbar kompliziertes Thema einzutauchen. Das Lizenzierung von Schriften ist nicht wirklich kompliziert, doch Fachbegriffe und die Sorge, etwas falsch zu machen, können einschüchternd wirken - umso mehr, wenn man die Nutzungsbedingungen für eine Schrift erst dann sucht und prüft, nachdem die Ergebnisse eines Designprojekts mit dieser Schrift bereits präsentiert wurden.

„Wenn ich eines in den vergangenen Jahren gelernt habe, dann ist es sich zugestehen, dass man nicht immer sofort die Antwort auf ein Problem parat zu haben“, sagt Laurino. „Es ist völlig OK zuzugeben, dass man in einer Angelegenheit mit seinem Latein am Ende ist und sich erst mal schlau machen muss, bevor es weitergeht.“

„Ich habe ein beachtliches Wissen zum Thema Schrift und Typografie und allem, was dazugehört. Wenn ich das weiter vertiefen möchte, während andauernd jemand zu mir rennt, weil er glaubt, ich sei der Experte im Haus auf diesem Gebiet, werde ich nicht weit kommen, wenn ich nur so tue, als wüsste ich eine Lösung. Es ist okay, sich fehlbar zu zeigen. Das bedeutet nämlich nicht, dass ich schlecht in meinem Job bin. Es bedeutet vielmehr, dass ich an einem Punkt angekommen bin, über den ich hinauswachsen möchte. Also: Suchen Sie sich die Leute, die das Wissen haben, das Ihr eigenes ergänzt.“

Jessica Saxena ist eine freiberufliche Autorin, die sich leidenschaftlich mit der Schnittmenge von Business und Design beschäftigt. Wenn sie nicht schreibt, findet man sie wahrscheinlich in einem Buch versunken; oder sie erkundet die Welt um sich herum.