Por qué Monotype Fonts es una decisión rentable para los equipos creativos.

En este artículo, analizamos cómo una suscripción a Monotype Fonts puede optimizar el uso de fuentes de tu equipo, ahorrarle tiempo, esfuerzo y dinero, y protegerte frente a percances que pueden salir muy caros.

Antes que nada, ¿la suscripción a Monotype Fonts es una opción rentable para tu equipo?

¿Podrá tu equipo ahorrar dinero con una suscripción a Monotype Fonts?

Para determinar si tu equipo necesita una herramienta de gestión o una biblioteca de fuentes como Monotype Fonts, debes analizar cómo usa las fuentes en sus diseños. Formúlate las siguientes preguntas para averiguar si tu organización está perdiendo dinero o si corre el riesgo de cometer infracciones de derechos de autor por la forma en que gestiona las fuentes en la actualidad.

¿Cuánto tiempo invierten tus equipos creativos en buscar fuentes que faltan?

El personal creativo dedica aproximadamente ocho horas a la semana a tareas «molestas», como buscar e instalar las fuentes que faltan de manera manual.

Cuando se trabaja en un proyecto, el personal de diseño y el equipo creativo comparten los archivos de diseño. Es habitual recibir archivos que contienen fuentes que no están disponibles en sus equipos. Cuando eso ocurre, tienen que investigar quién adquirió la fuente en un primer momento, averiguar cómo conseguirla y llegar a la ubicación donde está almacenada. En ocasiones, no tienen más remedio que esperar a que otra persona les envíe los archivos correspondientes. Como resultado, se genera un cuello de botella que se vuelve especialmente problemático cada vez que el personal de diseño tiene que ir detrás de otra persona que está ocupada, tiene sus propias prioridades, se ha ido de vacaciones, ha abandonado la empresa o simplemente tarda un poco en responder.

Eso si la persona que está haciendo el diseño llega a darse cuenta de que falta una fuente. Algunos programas de diseño sustituyen las fuentes que faltan por otras, lo que genera otro cúmulo de problemas en el futuro. En el mejor de los casos, solo se perderá tiempo volviendo a hacer el trabajo con la fuente correcta; en el peor, el diseño se publicará con la fuente errónea.

Cada hora que dedican los equipos de diseño a buscar archivos de fuentes que faltan y a rehacer diseños por problemas de fuentes son horas que no invierten en producir trabajo de valor. Según los datos de Indeed, este es el salario base por hora que gana el personal de diseño gráfico en las siguientes ciudades:

Para verlo en perspectiva, una agencia de Nueva York podría perder nada menos que 204 $ a la semana debido a tareas engorrosas relacionadas con las fuentes. ¿Cuánto gana tu personal de diseño por hora?

Si crees que estás perdiendo demasiado tiempo y dinero debido a fuentes que faltan, puede que haya llegado el momento de emplear una solución que automatice el proceso de buscar e instalar fuentes.

¿Cómo es tu proceso de adquisición de fuentes?

Cuando las organizaciones no tienen una suscripción, normalmente deben adquirir las licencias de sus fuentes de una en una, un proceso para el que se necesita un flujo de trabajo de adquisición. Dependiendo del tamaño de tu organización, esta labor requerirá al menos un par de personas.

Incluso en los equipos más eficientes, este tipo de flujos de trabajo pueden producir retrasos; por ejemplo, por esperar a que el equipo de adquisiciones apruebe las fuentes que necesitan los equipos creativos o a que el departamento legal revise los contratos de licencia antes de aprobar un diseño de producción. Esto es especialmente relevante en el caso de los equipos internacionales con miembros en distintas zonas horarias. Además, después, el equipo debe hacer un seguimiento de los documentos de gestión de la licencia. Pero seguiremos hablando sobre los problemas con las licencias más adelante.

La adquisición de fuentes también influye en la dificultad y en los costes del proceso para crear prototipos: si tienes que usar fuentes en tus presentaciones, maquetas y prototipos, deberás asumir los costes de comprar las fuentes de antemano. Eso, o copiar y pegar una captura de pantalla de la muestra de la fuente y usarla en el diseño.

Si un cliente te pide que cambies las fuentes, tendrás que repetir el proceso de compra desde el principio. Para hacer frente a este problema, en ocasiones, las agencias deciden sacrificar la calidad y usar en sus diseños una versión sin licencia de la fuente copiada y pegada.

Si corres el riesgo de no cumplir con la fecha de entrega de un cliente por retrasos inesperados en la adquisición de recursos o pones en peligro tus presentaciones solo por usar una fuente gratuita, puede que te venga bien un modelo de suscripción que permita hacer prototipos ilimitados con una sola licencia.

¿Cómo monitorizas tus licencias de fuentes?

Supervisar el uso de las fuentes y los contratos de licencia asociados (incluso los de las fuentes gratuitas) es todo un reto, incluso para las grandes empresas. Target y Volvo son dos de las muchas marcas que se han visto envueltas en demandas por el uso de fuentes. Hasta la propia Cher se enfrentó a un caso de infracción relacionado con fuentes.

Hacer un seguimiento de qué fuentes cuentan con licencias para cada caso de uso y de qué personas están usando las fuentes de tu comunidad y para qué puede ser un trabajo a jornada completa; especialmente, si has acumulado miles de fuentes a lo largo de los años.

Perder contratos de licencia es fácil, sobre todo si están almacenados en distintos lugares del sistema de la empresa. Es habitual que las fuentes se usen en proyectos que no se ajustan a los contratos de licencia asociados, más aún si todo el mundo tiene acceso directo a la biblioteca.

Contar con un sistema de licencias de fuentes con un buen seguimiento es la principal forma de protegerse ante posibles infracciones de licencias y las revisiones que tienen como resultado, por las que no se cobra (eso, si no se recibe una demanda por infracción total).

Si el sistema de gestión de fuentes de tu organización no permite visualizar todas las licencias de fuentes que has adquirido, puede que sea hora de cambiar a una solución donde solo tengas que preocuparte por un único contrato de licencia.

¿Dónde y cómo buscas nuevas fuentes?

La mayor parte del personal creativo de las agencias descubre nuevas fuentes en distintos mercados, plataformas, fundiciones y bibliotecas. Esta tarea suele conllevar mucho tiempo de navegación y pruebas, y tus equipos de diseño se verán obligados a abrir un sinfín de pestañas para intentar comparar las fuentes con tu diseño, o a copiar y pegar capturas de pantalla cutres en un documento.

Al otro lado de la balanza está la posibilidad de limitar tus opciones de fuentes a las que hay disponibles en las bibliotecas de código abierto. Sin embargo, esta opción tiene una gran desventaja: tu aspecto será igual que el de los demás. Es muy difícil crear diseños excepcionales con las mismas fuentes que usan todas las empresas de distintos sectores. ¿Te suena Roboto?

Si tu equipo se siente abrumado por la cantidad de opciones disponibles o demasiado limitado por su escasez, puedes ofrecerle una amplia biblioteca de tipos de letras de alta calidad para que no tenga que pasar horas revisando miles de fuentes desperdigadas por distintos sitios. Apuesta por una opción que facilite la tarea de añadir fuentes a tu sistema de gestión o almacenamiento. Además, tu solución será todavía mejor si incluye funciones para encontrar fuentes con mayor facilidad, como filtros, etiquetas y categorías.

¿Cómo almacena y gestiona las fuentes tu equipo?

Una biblioteca de fuentes organizada en listas y carpetas con acceso controlado resulta muy fácil de usar. Para los equipos creativos, es más sencillo buscar y usar las fuentes adecuadas, y el personal de administración dispone de información general sobre quién accede a cada fuente y con qué fin lo hace. De este modo, tu equipo corre menos riesgos de tener que revisar los diseños debido a un uso indebido de fuentes y se facilita la colaboración con agencias y profesionales independientes.

Sin embargo, actualizar una biblioteca de fuentes organizada puede ser complicado. Como ya hemos comentado, los archivos de fuentes son software que se actualiza cada cierto tiempo. Por ello, es necesario que alguien se encargue de comprobar para qué fuentes hay nuevas actualizaciones disponibles y de subir manualmente los archivos de fuentes actualizados a la unidad compartida del equipo. De este modo, es posible asegurarse de que todo el mundo diseñe con los archivos más recientes, ya que usar versiones desfasadas en los proyectos afecta a la coherencia de marca.

Si tu equipo no cuenta con un sistema de gestión, no es que sea difícil encontrar las fuentes correctas, sino que resulta imposible actualizarlas. Si ese es el caso de tu equipo, puede que haya llegado el momento de usar una solución que centralice todos tus archivos para poder actualizar la biblioteca al instante y con un esfuerzo mínimo o nulo.

Por qué es rentable una suscripción a Monotype Fonts.

Si el sistema de gestión de fuentes actual de tu equipo es tan ineficiente, supone un gasto considerable para tu organización y la expone a infracciones de derechos de autor. Por ello, es el momento de pasarse a una solución más sencilla y útil.

Con una suscripción a Monotype Fonts, puedes:

• Olvidarte para siempre de que te falten fuentes. La aplicación de escritorio de Monotype está diseñada para ahorrar a tu personal creativo mucho tiempo y esfuerzo al detectar y proporcionar las fuentes que falten en cualquier proyecto de diseño. Esta función es compatible con la mayoría de las aplicaciones de diseño, como Photoshop, Illustrator y Figma. La aplicación no solo extrae las fuentes de la biblioteca actual de tu organización, sino también de la amplia biblioteca de Monotype Fonts, que incluye más de 150 000 fuentes. No importa si la fuente que falta no existe en tu biblioteca: la aplicación se encargará de encontrarla en cuestión de segundos.
• Tener el proceso de adquisición de fuentes más fácil de la historia. Al comprar una suscripción a Monotype Fonts, incorporas decenas de miles de fuentes de alta calidad a tu biblioteca sin tener que completar un proceso de búsqueda y adquisición de fuentes complejo para cada una de ellas.
• Almacenar y monitorizar un único contrato de licencia. Eso es todo. Con un único contrato de licencia, puedes experimentar sin límite en archivos de diseño. Además, el contrato puede cubrir todas tus fuentes de producción comerciales (según el plan que elijas). Por tanto, solo debes tener cuidado de no superar los límites de visualizaciones o impresiones web incluidas en tu plan.
• Encontrar la fuente idónea para cada proyecto rápidamente. 150 000 fuentes nuevas, además de las de tu biblioteca actual, son muchas fuentes. Por ello, las potentes funciones de búsqueda y descubrimiento de Monotype Fonts resultan muy útiles. Podrás filtrar por palabras clave descriptivas, funciones tipográficas específicas o compatibilidad con idiomas. Lo mejor de todo es que tu equipo tendrá acceso directo a los últimos lanzamientos de algunas de las fundiciones tipográficas más famosas del mundo sin necesidad de recorrer distintos sitios web.
   
• Tener una biblioteca de fuentes organizada, lista para usarse y con control de acceso. Todo el personal creativo tiene acceso a las fuentes que necesita en cualquier momento. Sin cuellos de botella ni retrasos. Los administradores también pueden definir controles de acceso para reducir el riesgo de que los profesionales creativos usen las fuentes incorrectas. Todas las fuentes de la biblioteca de Monotype Fonts se actualizan continuamente, por lo que están listas para usarse. También puedes subir tu biblioteca actual (y todas las licencias asociadas) a Monotype Fonts para disponer de una única plataforma para todas tus fuentes.

Cuando tu equipo creativo necesite nuevas fuentes para proyectos y campañas de identidad de marca, disponer de una suscripción a Monotype Fonts le será todavía más útil. Monotype Fonts se mejora continuamente para satisfacer las necesidades de los usuarios, y la biblioteca está siempre creciendo.

Disfrutarás de todas estas ventajas pagando únicamente una cuota de suscripción de antemano.

Para averiguar qué plan de Monotype Fonts se ajusta mejor a las necesidades de tu equipo, consulta la página de suscripción.