Recursos de gestión de cambios que simplifican la transición a Monotype Fonts.

Implementar un nuevo proceso de gestión de fuentes puede parecer abrumador, pero no tiene por qué serlo. Hemos ayudado a cientos de organizaciones a empezar a gestionar toda su biblioteca de fuentes con el servicio de suscripción a Monotype Fonts. Con el tiempo, hemos optimizado el proceso de implementación para que sea muy intuitivo y sencillo. Vamos a ver algunos de los cambios más habituales en cuanto a procesos y mentalidad que deben hacer los nuevos usuarios de Monotype, así como los recursos que ayudan a emprender esos cambios con las mínimas interrupciones posibles.

1. Organizar los usuarios y las fuentes para alcanzar la máxima eficiencia.

La clave para organizar eficazmente el uso de fuentes es crear equipos de usuarios que puedan acceder a listas concretas de fuentes. Recomendamos a las personas encargadas de la administración que agrupen a los usuarios por flujo de trabajo, de tal modo que todas las personas que necesiten acceso a la misma biblioteca de recursos estén en el mismo equipo. Según la estructura de tu organización, esto puede implicar que tengas que dividir a los usuarios en función de su relación con socios externos, su departamento o la iniciativa o marca en la que trabajan. Agrupar a los usuarios según la carga de trabajo compartida, el ámbito de trabajo o el departamento permite compartir listas de fuentes de una forma más práctica con un grupo completo de usuarios y en solo un clic. Aquí tienes una explicación exhaustiva para el personal de administración de cómo añadir usuarios, crear roles y permisos, y establecer equipos.

Sigue la misma lógica para las listas de fuentes y crea listas que incluyan todas aquellas relacionadas con una marca o iniciativa concretas. Se puede compartir una misma lista de fuentes con varios equipos, por lo que recomendamos crear menos listas, pero que sean más amplias, en lugar de una mayor cantidad de listas más limitadas. Anidar las listas de fuentes en carpetas hace que desplazarse por la biblioteca de fuentes sea mucho más fácil y mejora la colaboración. Por ejemplo, puedes tener una «lista de marca» grande que contenga una carpeta para las campañas digitales y, dentro de ella, carpetas adicionales para cada proyecto digital. Consulta esta guía para crear y organizar listas y carpetas de fuentes.

Si quieres o necesitas que un partner te ayude a trazar tu estrategia de equipos y listas de fuentes, o si prefieres que alguien externo a tu organización se encargue de toda la gestión de usuarios y fuentes, contamos con expertos que pueden prestarte asistencia. Solo debes añadir un paquete de asistencia para la gestión de fuentes y usuarios a tu suscripción de Monotype Fonts.

2. Incorporar nuevos usuarios a Monotype Fonts.

El primer paso para asegurar que el proceso de incorporación sea eficaz es designar a las personas clave que se encargarán de gestionar las formaciones iniciales de cada uno de tus equipos en la plataforma. A continuación, crea roles bien definidos que reflejen los distintos niveles de acceso que debe tener tu base de usuarios. Si tienes fuentes de marca bien establecidas y no quieres salirte de ellas, puedes aplicar restricciones para que los nuevos usuarios solo tengan acceso a las fuentes de listas concretas. Si los responsables de tomar decisiones creativas en tu empresa deben tener más libertad para explorar y elegir nuevas fuentes, reduce las restricciones a esos usuarios. Aquí tienes un resumen de las opciones para definir roles y permisos.

Si tu organización requiere una estructura compleja de roles y permisos, o si crees que vas a necesitar asistencia con las incorporaciones de forma regular debido a cambios frecuentes en la plantilla o a que tus equipos se mezclan, usa nuestro servicio de asistencia para la gestión de fuentes y usuarios. Nuestro nivel Elite de asistencia con las incorporaciones incluye ayuda ilimitada con estos procesos y la colaboración con un responsable enfocado en el éxito del cliente (CSM).

3. Aprender a usar la plataforma Monotype Fonts.

Hemos creado un centro de ayuda muy útil, con multitud de consejos, trucos y guías para todos los usuarios y el personal de administración. Los usuarios pueden consultar información sobre cómo ver o buscar fuentes, sincronizarlas con aplicaciones de creación, alojarlas, configurar el inicio de sesión único (SSO) y mucho más. Para las personas que aprenden mejor viendo contenido, disponemos incluso de tutoriales.

Por supuesto, nuestro equipo de éxito del cliente también está aquí para ayudar. El nivel Elite del servicio de asistencia con la incorporación incluye la colaboración de un CSM dedicado y ayuda ilimitada con la incorporación de nuevos usuarios.

4. Añadir fuentes de terceros a la plataforma Monotype Fonts.

Puedes añadir las fuentes de terceros o fuentes ajenas a Monotype que quieras a tu servicio de suscripción de fuentes para gestionarlas todas en un único lugar. Aquí puedes ver cómo importar y gestionar fuentes de terceros. Recomendamos subir todos los contratos de licencia de usuario final de terceros junto con una explicación detallada de los casos de uso para los que se pretende utilizar cada fuente. De ese modo, tu personal de administración sabrá qué listas deben incluir tus fuentes de terceros y qué equipos o usuarios necesitan acceder a ellas. Nuestro paquete de gestión de fuentes y usuarios incluye asistencia de especialistas en migración de fuentes.

5. Retirar y reemplazar fuentes.

Hemos integrado toda la experiencia en diseño de nuestra plataforma líder Monotype Studio en nuestras herramientas de búsqueda para que el descubrimiento de fuentes sea más intuitivo y fluido. Puedes buscar nuevas fuentes por etiqueta, estilo, familia y más, y luego filtrarlas por estilo, idioma o fundición tipográfica. ¿Quieres retirar una de tus fuentes, pero te sigue encantando su estilo? El personal creativo puede usar la herramienta de fuentes similares para buscar una nueva opción con un diseño parecido.

6. Aprender a usar nuestras prácticas herramientas de fuentes.

La plataforma Monotype Fonts ofrece acceso a herramientas que ayudan a ahorrar tiempo, a mejorar el rendimiento de los sitios web y a simplificar los flujos de trabajo. Tenemos a tu disposición guías detalladas sobre cómo usar estas herramientas en el centro de ayuda. Estas son algunas de las más populares:

• Subconjuntos de fuentes: ¿necesitas agilizar el rendimiento de tu sitio web? Reduce el tamaño de los archivos de las fuentes web al eliminar los idiomas, los glifos o los conjuntos de caracteres que no sean necesarios. Para hacerlo, sigue esta guía sobre cómo crear subconjuntos.
• Asignación de SSO: para disfrutar de una experiencia de incorporación muy sencilla, asigna tus equipos de Monotype Fonts a los grupos existentes de Active Directory de tu organización. Sigue las instrucciones de este enlace.
• Sincronizar e instalar fuentes: los usuarios pueden descargar la aplicación de escritorio de Monotype Fonts para activar automáticamente las fuentes en todos los programas de creatividad. De ese modo, es posible ahorrar hasta ocho horas a la semana en tareas relacionadas con la gestión de fuentes.

7. Asegurar el cumplimiento normativo.

Cumplir con las licencias de fuentes es una de las preocupaciones más habituales de las organizaciones que usan muchas fuentes. Monotype Fonts te quita estas preocupaciones. Garantizamos el cumplimiento con todas las fuentes de Monotype que compres y uses a través de la plataforma. Si actualizas y cambias las fuentes con regularidad, o si subes muchas de terceros a la plataforma, te recomendamos añadir nuestro servicio de protección de marca y licencias. Como parte de este servicio, nuestro equipo auditará tu biblioteca de fuentes cada trimestre para asegurar que cumple con todos tus contratos de licencia de usuario final (CLUF) y que no hay riesgo de cometer infracciones.

La plataforma Monotype Fonts está pensada para ser sencilla, fluida y sin complicaciones. Una vez que tu organización complete el proceso de incorporación, podrás olvidarte de todas las preocupaciones relacionadas con las fuentes, como perder estilos, tener licencias cuestionables y usar procesos manuales para compartir fuentes. Hay multitud de recursos en nuestro centro de ayuda que puedes consultar por tu cuenta para usar la plataforma. Si necesitas más ayuda en algún momento, puedes contar también con nosotros y con nuestro equipo de asistencia. Consulta más información sobre Monotype Fonts.