Cómo actualizar tu biblioteca de fuentes al instante

Contar con una biblioteca de fuentes actualizada hace que todas las fuentes que tu empresa usa o tiene almacenadas estén al día.

Esto es algo que no todo el mundo entiende y, por ello, hay muchos equipos que se pierden actualizaciones importantes. Pero ¿y si no tuvieras que preocuparte por ello jamás y tus fuentes estuvieran siempre actualizadas automáticamente? Hay una forma de actualizar gratis y al instante una biblioteca incluso con miles de fuentes.

Sin embargo, vamos a ver primero las formas más habituales que tienen las agencias de gestionar sus bibliotecas de fuentes y por qué esas configuraciones hacen que el proceso de actualización sea difícil o incluso imposible.

¿Cómo gestionas tu biblioteca de fuentes?

La inmensa mayoría de las agencias pequeñas e independientes (y también muchas de las grandes) almacenan y gestionan sus fuentes de una de las tres formas siguientes:

• Con una biblioteca heredada: muchas agencias tienen una o varias carpetas en las que llevan años almacenando sus fuentes, incluidas todas las que han usado en proyectos pasados y las que utilizan en la actualidad.
• En varios servidores del sistema: en algunos casos, las fuentes se encuentran dispersas en distintas carpetas del sistema o almacenadas en una herramienta o disco duro. Si alguien del equipo de diseño necesita una fuente, tiene que buscar en distintas carpetas para encontrarla. A continuación, debe descargarla e instalarla en su propio dispositivo antes de poder usarla. Puede hacer eso o pedirle una copia de la fuente a la última persona conocida que la haya usado.
• Con una herramienta de gestión de fuentes o recursos: algunas agencias pagan por usar una herramienta de gestión de fuentes o recursos en la que almacenan y organizan las fuentes para que sea más fácil compartirlas.

Aunque estos métodos de almacenar fuentes en una carpeta o en una herramienta de gestión de recursos y olvidarse de ellas apenas requieren trabajo en un primer momento, usar un sistema así obliga a que haya alguna persona en el equipo que lleve un registro de los archivos que deben actualizarse. Eso, o los diseñadores se ven obligados a comprobar si es necesario actualizar un archivo antes de poder usarlo, lo que les quita tiempo de hacer lo que mejor se les da (y seguramente preferirían estar haciendo): crear.

Por otro lado, no actualizar la biblioteca de fuentes puede ser incluso peor, ya que supone un riesgo para la calidad de tus resultados.

¿Por qué debes mantener actualizada tu biblioteca?

Dado que la mayoría de los sistemas operativos reciben actualizaciones y parches todos los meses, cabe esperar que, en algún momento, ciertos archivos de fuentes se vuelvan incompatibles o produzcan errores con los sistemas operativos más recientes. Las fuentes tendrán un aspecto diferente en los sitios web o se mostrarán errores durante la instalación.

En este sentido, Adobe acaba de confirmar la compatibilidad con las fuentes PostScript 1 (también conocidas como Type 1), un formato de fuente antiguo que lleva un tiempo produciendo errores. Una agencia que almacene todos sus archivos de fuentes en una misma carpeta tendría que buscar entre los cientos o miles de archivos que haya acumulado a lo largo de los años, encontrar todas las fuentes PostScript, actualizarlas manualmente una a una y asegurarse de tener las licencias correspondientes para todas ellas.

Convertir manualmente una fuente PostScript en OpenType o una OpenType en WebFont no es factible o puede dar lugar a muchos problemas en los diseños y en las páginas web. Para que tengamos algo de contexto: las empresas suelen actualizar su identidad de marca cada cinco a siete años. Si un cliente acaba de adquirir la licencia de la versión más reciente de una fuente, lo más probable es que la versión de hace diez años que tenga la agencia genere problemas durante la producción. El kerning, el espaciado y la compatibilidad con idiomas de la fuente se ha actualizado a lo largo de los diez años, así que una versión más antigua del archivo tendrá un aspecto menos refinado o incoherente. Eso, si llega a funcionar.

Las agencias que no disponen de una estrategia de gestión de fuentes organizada también suelen perder documentos importantes de licencias y facturas con los años, lo que hace que tu equipo o tus clientes queden expuestos a posibles infracciones de derechos de autor. Tener una biblioteca desorganizada y con controles de acceso sin definir (es decir, donde todo el mundo puede acceder, subir y descargar archivos de fuentes) también facilita que los creativos usen distintas versiones de la misma fuente, lo que da lugar a unos resultados incoherentes que resultan incomprensibles para los clientes.

La reputación de las agencias se pone en juego con cada diseño. Imagínate que un cliente ha comprado su última fuente que encaja perfectamente con su marca y acaba descubriendo que la agencia en la que confiaba se ha equivocado en la compra. Sería una auténtica decepción.

¿Cómo puede ayudar Monotype Fonts a hacer que tu biblioteca de fuentes esté actualizada?

Cuando adquieres una suscripción a Monotype Fonts, tienes acceso a su biblioteca, que incluye más de 150 000 fuentes premiadas y fáciles de usar. Encontrarás versiones actualizadas y con licencia de las fuentes que ya has usado, podrás utilizarlas tanto como quieras para hacer prototipos y mock-ups, y tendrás la posibilidad de adquirir las licencias de producción que necesites.

Si tu biblioteca heredada contiene fuentes que no estén en Monotype Fonts, puedes subirlas fácilmente (junto con sus correspondientes documentos de licencia) y gestionarlas desde la herramienta Monotype Fonts. De ese modo, toda tu biblioteca estará organizada en un mismo lugar. Poder subir tu biblioteca actual te ayuda a convertir rápidamente de PostScript a OpenType todas las fuentes incluidas en Monotype Fonts. Podrás usar las versiones OpenType de esas fuentes de forma inmediata. Durante la subida, la herramienta te indicará qué fuentes de OpenType están presentes ya en la biblioteca de Monotype Fonts para que no tengas que comprobarlo manualmente. También se te mostrará un mensaje de error de subida sobre las fuentes PostScript que no estén incluidas en la biblioteca de Monotype Fonts para que puedas identificar cuáles debes actualizar antes de subirlas.

Con una suscripción a Monotype Fonts también puedes olvidarte de las engorrosas tareas de gestión de licencias. No tendrás que dedicar tiempo a averiguar si llegaste a comprar las fuentes que estás usando ni dónde están los documentos de los contratos de licencia correspondientes. La suscripción a Monotype Fonts ofrece unos términos de licencia claros y sencillos para que sepas cuáles son las fuentes que puedes usar en cada caso de producción. Todo esto te permite protegerte ante posibles infracciones de derechos de autor y, lo que es más importante, hace que tu equipo creativo pueda centrarse en crear.

La aplicación de escritorio de Monotype también asegura que los equipos creativos tengan acceso a las fuentes que necesitan, en cuanto las necesiten. No tienen que esperar a que alguien les envíe el archivo de la fuente ni a que el departamento de adquisiciones les compre las fuentes que les hacen falta para un diseño. Gracias a que Monotype Fonts es una solución basada en la nube, el personal creativo tampoco tiene que descargar ni subir las fuentes a un sistema lento basado en una VPN. Puede conseguir todas las fuentes que necesite directamente desde la herramienta de creatividad que esté usando con solo un clic.

Una biblioteca actualizada, sin esfuerzo

Como agencia, debes asegurarte de que todo el software de fuentes que uses en un diseño sea compatible con el sistema operativo de tu ordenador y con las herramientas de diseño que estás utilizando. La reputación de tu agencia y la de tus clientes se ponen en juego con cada diseño. Por ello, si un sitio web deja de funcionar debido a un archivo de fuente desfasado, o si un cliente pide volver a hacer un anuncio debido a una fuente extraña, tu agencia no solo perderá tiempo y dinero, sino también la confianza de los clientes.

Puedes resolver todos estos problemas con una suscripción a Monotype Fonts. Es tanto una biblioteca de fuentes como una solución de gestión de fuentes: todo en uno. Se trata de una biblioteca con fuentes premiadas y actualizadas, y funciones de colaboración diseñadas especialmente para librarse de los cuellos de botella que sufren las agencias en relación con las fuentes. Es la forma más rentable y eficiente de contar con miles de fuentes nuevas y actualizadas en tu empresa sin que tengas que mover un dedo.

¿Quieres saber qué más puede hacer una suscripción a Monotype Fonts para ayudarte a optimizar tu uso de fuentes tipográficas? Escríbenos y nos pondremos en contacto contigo.